Category: knowledge

งานของเลขานุการ (Secretary) 1. การรับหนังสือเข้าจากภายนอกและภายใน1) การตรวจเช็คหนังสือในระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e Document) ที่ส่งถึงหัวหน้าว่าท่านได้ดำเนินการสั่งการแล้วหรือยัง2) เมื่องานดำเนินการแล้วเสร็จปิดในระบบ (e Document)2. การรับหนังสือออกภายนอกและภายใน1) การจำแนกหนังสือที่รับจากงานสารบรรณ พร้อมทั้งจำแนกประเภทของหนังสือเป็น 2 ประเภท คือ หนังสือออกภายนอก และหนังสือส่งภายใน2) ตรวจทานความเรียบร้อยของหนังสือออกภายนอกและภายใน หากพบข้อผิดพลาดก็จะแจ้งให้งานสารบรรณดำเนินการแก้ไขและนำเสนออีกครั้ง3) เสนอหนังสือต่อหัวหน้า พร้อมทั้งบันทึกข้อความแบบย่อ ว่ามีจำนวน กี่เรื่อง และเรื่องไหนที่จะต้องดำเนินการโดยด่วน4) รับและบันทึกหนังสือออกจากหัวหน้าเพื่อจัดเก็บไว้เป็นหลักฐาน (เฉพาะเรื่องที่สำคัญ)5) ส่งคืนงานสารบรรณเพื่อดำเนินการต่อไป3. การเขียนจดหมายโต้ตอบ พิมพ์งานต่างๆ รวมทั้งเอกสารส่วนตัว และตามคำสั่งของหัวหน้าการเขียนจดหมายโต้ตอบ และพิมพ์งานต่างๆ การเรียนการสอน รวมทั้งเอกสารส่วนตัวและตามคำสั่งของหัวหน้า เช่น โต้ตอบจดหมาย จัดทำ PowerPoint งานสอน และจัดพิมพ์เอกสารต่างๆ และนำเสนอหัวหน้าเพื่อพิจารณา พร้อมทั้งปรับปรุงแก้ไขตามคำสั่งแนะนำของหัวหน้าและนำเสนออีกครั้ง พร้อมทั้งนำส่งและถ่ายเอกสารตามจำนวนที่กำหนด และบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐาน และจัดเก็บตามแฟ้ม4. ช่วยตระเตรียมการเดินทางไปร่วมประชุม สัมมนาต่างๆ และทำบันทึกการเดินทางให้หัวหน้า ในกรณีที่หัวหน้าจะต้องมีธุระไปติดต่องานหรือต้องเดินทางไปยังสถานที่ต่าง ๆ เช่น ประชุม เลขานุการจะเป็นผู้สั่งจองตั๋วเครื่องบิน จองโรงแรมที่หัวหน้าจะพัก รถรับ-ส่ง ยังสถานที่ต่าง ๆ พร้อมทั้งเตรียมของที่ระลึกในกรณีที่ต้องใช้ และเตรียมเอกสารที่จำเป็นให้แก่หัวหน้า และบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐานด้วย5. การโทรศัพท์ติดต่องานกับบุคคลภายในและภายนอก การนัดหมายแขกการโทรศัพท์ติดต่อกับบุคคลภายในและภายนอกตามคำสั่งหัวหน้า พร้อมทั้งบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐานและรายงานให้หัวหน้าทราบ การรับโทรศัพท์ทั้งภายในและภายนอกที่ติดต่อมายังหัวหน้า พร้อมทั้งสอบถามรายละเอียดว่า ผู้พูดคือใคร ติดต่ออะไร และขอเบอร์ติดต่อไว้ ในกรณีที่ท่านไม่อยู่ จะบันทึกไว้เป็นหลักฐานและแจ้งให้หัวหน้าทราบตามแบบฟอร์มที่ได้จัดทำขึ้น6. การจัดทำตารางการนัดหมายและเตือนการนัดหมายการนัดหมายนั้นทำได้หลายวิธี เช่น การนัดหมายด้วยวาจา การนัดหมายทางโทรศัพท์ การนัดหมายโดยใช้จดหมายติดต่อทุกครั้งที่เลขานุการทำการนัดหมายจะเป็นไปตามความต้องการของหัวหน้าทุกครั้ง เลขานุการจะแจ้งให้หัวหน้าทราบว่าได้ทำการนัดหมายกับบุคคล วัน เวลาใด เผื่อหัวหน้าจะทำการนัดหมายจะได้เกิดการซ้ำซ้อนกัน การนัดหมายทุกครั้ง เลขานุการจะทำบันทึกการนัดหมายตามแบบฟอร์มที่ได้จัดทำไว้ เพื่อเตือนความจำทั้งเลขานุการและหัวหน้า และการนัดหมายถ้าเกิดมีความจำเป็นต้องยกเลิก เลขานุการจะรีบแจ้งการเลิก นัดก่อนถึงวัน เวลาที่นัด และเสนอแนะการนัดในวัน เวลาต่อมา7. การต้อนรับแขกและผู้มาติดต่อหัวหน้าเลขานุการจะเชิญให้แขกนั่งในห้องพักที่จัดไว้หรือโต๊ะรับแขก หาน้ำให้ดื่ม หาหนังสือให้อ่าน หากแขกที่นัดหมายไว้มาถึงสำนักงานและถึงเวลานัดแล้ว แต่หัวหน้ากำลังมีแขกอยู่หรือติดธุระอยู่เลขานุการจะแจ้งให้แขกทราบ เพื่อรอเวลาเข้าพบหัวหน้า หากแขกต้องรอนานเลขานุการจะแจ้งให้แขกทราบ กล่าวขอโทษที่ทำให้เขาต้องรอ และบอกเวลาที่ต้องล่าช้าไปอีกโดยประมาณ แขกจะตัดสินใจว่าเขาจะนัดใหม่หรือจะรออยู่ต่อไป หลังจากนั้นจะบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐานว่า แขกที่มาติดต่อชื่ออะไร เบอร์โทรศัพท์ติดต่อ หรือขอนามบัตร8. การดูแลความเรียบร้อยของห้องหัวหน้าเลขานุการจะดูความเรียบร้อยของห้องหัวหน้าว่า มีฝุ่น ขยะ สกปรก อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน หากมีไม่เพียงพอหรือชำรุด จะประสานงานให้ผู้ที่เกี่ยวข้องดำเนินการต่อไป9. การเก็บรักษาเอกสารต่างๆ ให้เป็นระเบียบเลขานุการจะจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ หากต้องการค้นหาเรื่องใดก็ตามจะต้องหาได้อย่างรวดเร็วและรวบรวมเรื่องเป็นหมวดหมู่ ประหยัดเวลาในการเก็บค้น การเก็บเอกสารสามารถจัดเก็บได้หลายวิธี เช่น ตามพยัญชนะ ตามตัวเลข หรือตามเรื่องสำหรับแฟ้มหนังสือลับหรือหนังสือส่วนตัว เลขานุการจะปรึกษากับหัวหน้าว่าจะเขียนหรือเรียกชื่อแฟ้มว่าอะไร หรือเราจะเสนอว่าควรจะใช้อย่างไร เพื่อจะได้เป็นที่รู้กันระหว่างเลขานุการกับหัวหน้า จะได้ค้นเรื่องได้ถูกต้อง10. ช่วยดำเนินการเกี่ยวกับการประชุมที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับหัวหน้า เช่น- การเตรียมห้องประชุม อาหารว่างและเครื่องดื่ม (ทั้งก่อนและหลังประชุม)- การจัดระเบียบวาระการประชุม…

เลขานุการ (Secretary) ในสังคมของการเปลี่ยนแปลงรวมทั้งการแข่งขันกันอย่างรุนแรงทางธุรกิจ ทำให้บทบาทหน้าที่ของเลขานุการต้องปรับเปลี่ยนและพัฒนาให้สอดคล้องกับการบริหารงานของผู้บริหารแห่งยุคการแข่งขันด้วย เลขานุการถือเป็นบุคคลที่มีบทบาทสำคัญของหน่วยงานในการผลักดันองค์กรให้ก้าวไปสู่ความสำเร็จ ด้วยบทบาทหน้าที่ที่มิได้ถูกจำกัดเพียงงานประจำธรรมดาเท่านั้น แต่ยังได้ก้าวขึ้นไปถึงฐานะผู้ช่วยที่ใกล้ชิด และได้รับความไว้วางใจจากผู้บริหาร อีกทั้งยังเป็นผู้ประสานงาน เชื่อมโยงระหว่างผู้บริหารกับบุคคลอื่นๆ ทั้งในและนอกองค์กร ดังนั้น เลขานุการต้องเข้าใจบทบาทของตนเป็นอย่างดี มีการพัฒนาตนเองอย่างมีแบบแผน รวมทั้งหาวิธีการปรับปรุงงานที่ต้องรับผิดชอบให้มีผลงานดีขึ้น ลดข้อผิดพลาดของงาน และพัฒนาตนเองเพื่อเผชิญกับงานที่มีขอบเขตกว้างขวาง ยุ่งยากซับซ้อนมากยิ่งขึ้น จะทำให้ผลให้ประสบความสำเร็จในตำแหน่งหน้าที่การงาน ความก้าวหน้าขององค์กร และเป็นที่ต้องการขององค์กรที่จะขาดเสียมิได้ ความหมายของเลขานุการ (Secretary) เลขานุการในภาษาอังกฤษ คือ Secretary เป็นศัพท์มาจากภาษาลาตินว่า “Secretum” แปลว่า “Secret” ซึ่งแปลเป็นภาษาไทย คือ “ความลับ” ผู้ที่ทำงานในตำแหน่งเลขานุการ ก็คือผู้ที่รู้ความลับของผู้บังคับบัญชาหรือนายจ้าง ดังนั้น เลขานุการตามความหมายจึงต้องเป็นผู้รอบคอบเป็นผู้ที่ไว้เนื้อเชื่อใจได้และเหมาะสมกับตำแหน่ง คำว่า Secretary มีตำราทางวิชาการได้ให้นิยามความหมายของแต่ละตัวอักษรซึ่งสื่อถึงคุณลักษณะของเลขานุการที่ดีไว้ดังนี้ S หมายถึง Sense คือ การมีสามัญสำนึกรู้จักรับผิดชอบในการทำงานว่า สิ่งใดที่ควรจะทำไม่ควรทำ เป็นผู้ไม่ทำงานโดยปราศจากความยั้งคิด รวมถึงการแต่งกายให้ถูกต้องตามกาลเทศะ และมีการตัดสินใจอย่างเด็ดขาด E หมายถึง Efficiency คือ การมีสมรรถภาพในการทำงาน สมรรถภาพเป็นเรื่องที่มีอยู่ในตัวบุคคลแต่ละบุคคลย่อมมีสมรรถภาพมากน้อยแตกต่างกัน การปฏิบัติงานและผลงานจะแสดงถึงสมรรถภาพของ การทำงานที่เพิ่มขึ้นหรือลดลงได้ C หมายถึง Courage คือ ความมุมานะของบุคคล ซึ่งขึ้นอยู่กับจิตใจที่จะทำงานให้สำเร็จลุล่วงตามความมุ่งหมาย R หมายถึง Responsibility คือ ความรับผิดชอบ คือต้องเป็นผู้ลงมือทำงานด้วยตนเอง และต้อง รับผิดชอบด้วย ไม่ใช่คอยรับงานจากผู้อื่นอย่างเดียวเท่านั้น E หมายถึง Energy คือ พลังในการทำงาน เลขานุการต้องรู้จักแบ่งเวลาการทำงานให้ถูกต้อง เพื่อร่างกายได้รับการพักผ่อนตามสมควรอันจะส่งผลต่อการทำงานระยะยาว T หมายถึง Technique คือ การรู้จักดัดแปลงให้เหมาะสม เทคนิคนี้เป็นเรื่องของแต่ละคน แต่อาจจะเลียนแบบจากผู้อื่นและนำเทคนิคมาพัฒนาให้ดีขึ้นได้ A หมายถึง Active คือ เลขานุการต้องตื่นตัวอยู่เสมอแม้จะมีงานมากน้อยก็ต้องมีความกระตือรือร้นอยู่เสมอ R หมายถึง Rich คือ ความสมบูรณ์ในด้านจิตใจและศีลธรรม หากเลขานุการเป็นผู้ด้อยทางศีลธรรม และวัฒนธรรมอาจทำให้การงานเสียได้ แต่ทางกลับกันหากเลขานุการเป็นผู้มีคุณธรรมที่ดี ก็จะนำความ เจริญมาสู่องค์กรที่ตนทำงานอยู่ได้ Y หมายถึง Youth คือ ตำแหน่งเลขานุการเหมาะสำหรับคนที่มีความอ่อนโยน แลดูสดชื่นเหมือนคนวัยหนุ่มสาว เพราะงานนี้เป็นงานที่ต้องติดต่อกับคนทั่วไปต้องอาศัยมารยาทที่อ่อนน้อมถ่อมตน ประเภทของเลขานุการ แบ่งตามหลักวิชาการ 1. เลขานุการประจำตำแหน่ง ( Organization ) 2. เลขานุการส่วนตัว ( Private ) 3. เลขานุการกิตติมศักดิ์ ( Honorary) 4. เลขานุการพิเศษ ( Special ) แบ่งตามหน้าที่ความรับผิดชอบ…